Dit Privacy statement beschrijft hoe de plusscoutkring MPSE (hierna ook omschreven als “wij”) omgaat met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen die bij ons zijn ingeschreven als lid van de vereniging (“leden”) en van deelnemers aan onze workshops en evenementen.

Verantwoordelijke

De vereniging Scouting Nederland is verantwoordelijk voor het ledenadministratiesysteem [SOL]. Je leest alles over hun privacybeleid hier: www.scouting.nl/privacy.
De plusscoutkring MPSE is verantwoordelijk voor het correct invoeren van deze gegevens alsmede voor de administratie van de inschrijving van workshops en de publicatie van de foto’s.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voorna(a)m(en), roepnaam, achternaam, totemnaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres(sen), diëten en allergieën. Indien van toepassing naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders of contactpersoon bij calamiteiten.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Het kernteam moet, voor algemene communicatie, de inning van contributie of inschrijfgelden en bij calamiteiten in contact kunnen komen met leden of deelnemers.
Tijdens kampen (zowel nationaal als internationaal) dient de organisatie op de hoogte te zijn van relevante medische gegevens, bij buitenlandse kampen is ook info over pas/identiteitskaart nodig.

Waar plaatsen wij deze persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt in het landelijke registratiesysteem Scouts Online (SOL). Ook inschrijvingen voor evenementen worden afgehandeld via SOL.
Voor communicatie wordt gebruik gemaakt van een Google GSuite omgeving. Voor een goede werking hiervan worden hier ook persoonsgegevens digitaal opgeslagen.


Met wie delen wij deze gegevens?

Bij deelname aan activiteiten moeten wij een deelnemerslijst inleveren, met daarop de namen van de deelnemers. Sommige kampterreinen vragen deelnemerslijsten en soms ook gezondheidsformulieren. Overige gegevens worden niet met derden gedeeld.

Publicatie van beeldmateriaal

Tijdens de opkomsten, kampen, workshops en evenementen er vaak foto’s en/of video’s gemaakt, die een goed beeld geven van onze activiteiten. Leden en deelnemers komen op deze foto’s voor. Wij publiceren de foto’s op onze website en deels op de sociale media.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

De ledenadministratie blijft staan in SOL, na beëindiging van het lidmaatschap in de categorie “oud-lid”. Wij bewaren de formulieren alleen zolang iemand actief lid is.
De gezondheidsformulieren van deelnemers worden vernietigd na afloop van een workshop of evenement. De gegevens van de deelnemers bewaren we drie jaar na een laatste inschrijving; daarna worden ze verwijderd.

Hoe kunt je je persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?

Je kan je gegevens in SOL altijd zelf inzien en aanpassen (via www.scouting.nl). Natuurlijk mag je het ook altijd vragen aan het MPSE kernteam (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Foto’s worden verwijderd als iemand daar een verzoek voor indient bij het kernteam.

Wijzigingen

De MPSE behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor deelname aan onze activiteiten te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Heb je vragen?

Mocht je nog vragen hebben, neem dan contact op met het MPSE kernteam (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.).